The Privacy Regulations are a company wide document that governs how FritsJurgens deals with GDPR-qualifying personal data. It is one of the policies governed by the Operations circle.

Privacyreglement

Naar dit reglement wordt verwezen vanuit:

1. De toestemmingsverklaring personeel
2. Website (of op de website moet een variant komen met alleen het publieke gedeelte)
3. Diverse wiki-pagina's

Wat moet hier in komen te staan:

• Volgens de samenvatting:
  • Alle medewerkers van FritsJurgens zijn gebonden zich te houden aan dit privacyreglement.
  • Alle medewerkers van FritsJurgens zijn tot geheimhouding verplicht, ook na beëindiging van het dienstverband bij FritsJurgens.
  • Dat gegevens alleen geregistreerd, verwerkt en gedeeld mogen worden met toestemming van de betrokkene.
  • Welke persoonsgegevens geregistreerd worden en welke gegevens met andere partijen gedeeld mogen worden.
    • Dit laatste moet een volledige opsomming zijn, met naam en toenaam van de externe partijen
    • Betreffende gegevens van medewerkers
      • We registeren:
        • Voor salaris: NAW, Burgerservicenummer, contractgegevens zoals: functie/salarisschaal/salaris, een kopie ID-bewijs en de ondertekende loonheffingsverklaring.
        • In geval van ziekteverzuim: NAW, Burgerservicenummer, salaris, aard van het ziekteverzuim, re-integratievoortgang
        • Voor de interne communicatie: Naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, rooster en taken.
        • Voor bedrijfsactiviteiten: dieetwensen en allergieën.
        • Voor noodgevallen: contactgegevens voor noodgevallen
      • In verband met dienstverband delen we gegevens met:
        • Salarisadministratie (Mulderij & Partners): voor de salarisadministratie. Zij gebruiken het online-salarisadministratiepakket Loket.nl. De salarisadministratie geeft de wettelijk vereiste gegevens ook door aan de Belastingdienst.
        • Pensioenfonds (ASR): uitsluitend voor de initiële aanmelding bij hen (jijzelf geeft hen daarna de toestemming om je gegevens te verwerken en door te geven aan de salarisadministratie; hiervoor zijn zij de gegevensverwerker).
        • Evt. Ziekteverzuimverzekeraar (deze hebben we nu niet): Dit betreft persoonsgegevens zoals NAW, BSN, Salaris en ziekteverzuimpercentage.
        • Arbodienst: De arbodienst krijgt inzage in de aard van het ziekteverzuim.
        • Evt. Verzuimbegeleiding (Alpina@Work): Met de verzuimbegeleidingsorganisatie wordt gecommuniceerd over de re-integratievoortgang ingeval van langdurige ziekte.
        • Accountant (Afier): De accountant heeft inzage in en krijgt een kopie van de gehele boekhouding waar o.a. de salarisadministratie deel van is.
      • In verband met de werkzaamheden delen we gegevens met:
        • IT-partner (MatenICT), softwareleveranciers (Microsoft, Zoho, 2daysMood, Holaspirit): je naam en je zakelijke contactgegevens.
        • Collega's: Onder collega's worden alle medewerkers en stagiaires binnen FritsJurgens verstaan. Via het administratiepakket kunnen alle medewerkers beschikken over de werkroosters en zakelijke contactgegevens van alle collega's. Het gaat hierbij om naam, functie, zakelijk mailadres, zakelijk telefoonnummer, werkrooster en rollen.
        • Organisator bedrijfsuitjes: naam, dieetwensen en allergieën (indien deelname).
        • Onderaannemers en bij FritsJurgens gedetacheerden: worden beschouwd als externe collega's. De administratie zorgt dat deze externe collega’s kunnen beschikken over de zakelijke contactgegevens van de medewerkers waar zij mee te maken hebben.
        • Klanten: uitsluitend naam, functie, zakelijk mailadres en werkrooster.
        • Website: de naam en functie van de medewerker.
        • Noodcontact: Dit betreft de contactgegevens van een of enkele personen waar in geval van noodsituaties contact mee gezocht moet worden.
    • Betreffende gegevens van potentiële klanten en netwerkcontacten:
      • We registreren:
        • Naam, zakelijke contactgegevens, vraag en rol binnen het bedrijf waar we contact mee hebben
        • Alle communicatie (e-mails, chats, telefoonnotities)
        • Alle overige informatie die we door deze klanten zelf aangeboden krijgen, inclusief zoekgedrag op onze website en media-uitingen
        • Bedrijfsgegevens inclusief dat wat we door dataverrijking vanuit publiekelijk toegankelijke internetbronnen kunnen vinden
        • 
      • We gebruiken:
        • Deze gegevens voor marktanalyse
        • Nieuwsbrieven alleen indien aangemeld
        • 
      • We delen:
        • Naam, zakelijke contactgegevens en vraag met de dealer in de regio of het toepassingsgebied van de klant (na toestemming)
        • 
    • Betreffende gegevens van werkelijke klanten:
      • Naam, adres en zakelijke contactgegevens
      • Van bedrijven: BTW-nummer indien in EU, betalingsgegevens, contractgegevens
      •